«Το να είσαι επαγγελματίας δεν αποτελεί ένα label που προσδίδεις στον εαυτό σου. Είναι μια περιγραφή που ελπίζεις οι άλλοι να βάλουν σε ‘σένα» έχει δηλώσει επιτυχημένα ο David H. Maister, πρώην καθηγητής του Harvard Business School, Aμερικανός συγγραφέας και ειδικός στις πρακτικές διαχείρισης επιχειρήσεων και στη διαχείριση επαγγελματικών εταιρειών παροχής υπηρεσιών.

Συζητώντας για την ταυτότητα μιας επαγγελματικής συμπεριφοράς, ας παραδεχτούμε με απόλυτη ειλικρίνεια ότι δεν αποτελεί πάντα μια εύκολη υπόθεση. Η ίδια συνθήκη ισχύει και για τους υπόλοιπους κοινωνικούς ρόλους, τους οποίους καλούμαστε να αναλάβουμε με υπευθυνότητα και ώριμη διαχείριση στην απαιτητική, πολλές φορές, καθημερινότητά μας. Ο όρος «επαγγελματίας» στη γενικότερη έννοιά του προϋποθέτει αναμφισβήτητα σωστό timing, ανάληψη ευθύνης και ισορροπία ανάμεσα στην ορθολογική και διαισθητική λήψη αποφάσεων.

Περνώντας συγκεκριμένα στην οργανωτική δομή και πρακτική λειτουργία μιας επιχείρησης, οι κανόνες δεοντολογίας και επαγγελματικής συμπεριφοράς που προορίζονται για τους εργαζομένους της καθορίζονται αυστηρά από τις αποφάσεις της ίδιας. Παρ’ όλα αυτά, επικρατούν στοιχειώδεις άτυποι μεν, απαραίτητοι δε, κανονισμοί που καθιστούν επιτυχημένη μια επαγγελματική συμπεριφορά, η οποία καταφέρνει να κατακτήσει την εκτίμηση και τον σεβασμό των υπόλοιπων συνεργατών και των εργοδοτών, φυσικά, και σε επαγγελματικό, αλλά και σε ανθρώπινο επίπεδο. Μια υγιής professional συμπεριφορά έχει τη δυναμική να καθορίσει σε μεγάλο βαθμό το ποιόν της ταυτότητας της αντίστοιχης εταιρείας, αλλά και τα επίπεδα παραγωγικότητάς της.

Τι συμβαίνει, όμως, όταν μιλάμε για savoir vivre στα business meetings; Ποιά είναι αυτά τα είδη συμπεριφοράς που επιδοκιμάζονται και αναβαθμίζουν την ποιότητα επικοινωνίας;

Αυτοί είναι οι 7 «έξυπνοι» κανόνες για κομψούς professionals

1. Ερχόμαστε on time  

Δεν υπάρχει δυστυχώς πιο άκομψη κίνηση συμπεριφοράς από την καθυστέρηση. Είναι σημαντικό να ακολουθούμε strict χρονικούς κανόνες και να καταφθάνουμε on time. Ιδανικά είμαστε έτοιμοι για το meeting δέκα λεπτά πριν από τη έναρξή του. Δικαιολογίες με «λαχανιασμένες» εκφράσεις και παράπονα για το αποτυχημένο σιδέρωμα στο πουκάμισο ή εκνευρισμός για την κίνηση της πόλης δεν χωράνε ειδικά όταν έχετε αργήσει στην επαγγελματική συνάντηση μισή ώρα! Κανονίζουμε, λοιπόν, σε ένα ηλεκτρονικό ή έντυπο σημειωματάριο να γράφουμε καθημερινά τις κατάλληλες ώρες που είναι απαραίτητο να παρευρεθούμε στη δουλειά και βάζουμε από το προηγούμενο βράδυ ξυπνητήρια για την κάθε δραστηριότητα.

2. Είμαστε «διαβασμένοι»

Η αμέσως επόμενη λάθος κίνηση, η οποία μάς απομακρύνει με επιθετικό και άμεσο τρόπο εκτός επαγγελματικού «παιχνιδιού». Είναι ανώριμο και ριψοκίνδυνο, να συμμετέχουμε σε ένα business meeting χωρίς να έχουμε ανταποκριθεί στις απαιτούμενες ενέργειες που μάς έχουν ζητήσει να αναλάβουμε με την κατάλληλη προεργασία στο σπίτι ή στο γραφείο μας. Οι ανώτεροί μας αναμένουν σε κάθε σύσκεψη smart προτάσεις και plans b προβάλλοντας την ετοιμότητά μας για κάθε περίπτωση.

3. Κάτω τα κινητά!

Σε μια αυστηρή συνάντηση στην εργασία μας, είναι άκρως αγενές να κάνουμε scroll στα social media με το κινητό μας, πόσο μάλλον να στέλνουμε μηνύματα ή ακόμη και να μιλάμε σε έναν φίλο μας. Η κάθε λεπτομέρεια μετράει και ειδικά σε αυτήν την περίπτωση «ανοίγει» τον δρόμο για μια κίτρινη κάρτα. Το feedback που μεταφέρουμε στους συναδέλφους μας δείχνει ότι βαριόμαστε και αδιαφορούμε. Γι’ αυτό, λοιπόν, αφήνουμε τα κινητά στην άκρη ή ακόμη καλύτερα τα αφήνουμε στο γραφείο μας ή τα βάζουμε στην τσάντα μας με απενεργοποίηση του ήχου και το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να δώσουμε σημασία στην παρουσίαση του συνεργάτη μας.

4. Η agenda είναι «σύμμαχος»

Είναι άκρως κατάλληλο να κρατάμε μία κομψή και minimal, εξυπηρετώντας μια ποιοτική εικόνα, business agenda. Μας διευκολύνει να καταγράφουμε απορίες, γρήγορες σημειώσεις και να είμαστε οργανωμένοι. Αυτή είναι και η λέξη -κλειδί για το μήνυμα που επιθυμούμε να «περάσουμε» και στους υπόλοιπους. Οπότε, take notes και be organized!

5. Δίνουμε προσοχή στη θέση σώματος

Μια στάση σώματος στην καρέκλα η οποία είναι καμπουριασμένη με σταυρωμένα χέρια και συνεχόμενες κινήσεις ανησυχίας και άγχους δομούν τα απόλυτα don’ts των κύριων κανόνων του body language. Είναι σημαντικό να νιώθουμε πρώτα από όλα ψύχραιμοι και να διαχειριστούμε με ηρεμία τα ζητήματα που πρόκειται να αντιμετωπίσουμε. Μια κακή στάση σώματος μπορεί εύκολα να αποκωδικοποιηθεί και αυτό δεν είναι πάντα υπέρ μας και ειδικά στην εικόνα που θέλουμε να επικοινωνήσουμε.

6. Ένας minimal αλλά to the point λόγος

Ένας μακροσκελής λόγος με ασαφή επιχειρήματα και προτάσεις που δεν έχουν τελεία μπορεί να κουράσει, αλλά και να φτάσει τον αποδέκτη του μηνύματος στον εκνευρισμό. Είμαστε συνοπτικοί, περιεκτικοί και εκφραζόμαστε με πειστικά επιχειρήματα. Πιστέψτε με, αυτός ο τρόπος μετάδοσης του μηνύματός μας αποπνέει ωριμότητα και σιγουριά!

7. Thank you for your time!

Αποτελεί τον καλύτερο και πιο ευγενικό τρόπο «κλεισίματος» της παρουσίασής μας στο business meeting. Και αυτό γιατί ο χρόνος που αποφασίζει να αφιερώσει κάποιος στο να μάς ακούσει και πόσο μάλλον να παρακολουθήσει τον επαγγελματικό τρόπο σκέψης μας δεν είναι δεδομένος! Ευχαριστούμε για τον χρόνο με ένα ευγενικό χαμόγελο.

Be prepared!