Κανείς δε μπορεί να αμφισβητήσει ότι η καθημερινότητα των ανθρώπων έχει γίνει πολύ απαιτητική τα τελευταία χρόνια. Τα πράγματα που έχουμε να κάνουμε κατά τη διάρκεια της μέρας είναι αρκετά και δεν είναι λίγες οι φορές που όλοι μας θα θέλαμε να έχουμε παραπάνω ώρες για να τα προλάβουμε. Τελικά όλη αυτή η πίεση για παραγωγικότητα πολλές φορές μας αποφέρει τα αντίθετα αποτελέσματα. Άγχος, κούραση, έλλειψη συγκέντρωσης και μη αποδοτικότητα είναι μόνο λίγα από τα συμπτώματα που μπορεί να μας «χτυπήσουν» την πόρτα.
Για να καταφέρουμε να οργανώσουμε το πρόγραμμά μας με ηρεμία, για να είμαστε παραγωγικοί και on time και για να μπορούμε να διαχειριστούμε όσον το δυνατόν καλύτερα τον χρόνο μας υπάρχουν κάποιες συμβουλές και κόλπα. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε ποιοι είναι οι 5 έξυπνοι τρόποι για να βάλετε τέλος στην αναβλητικότητα και στην καθυστέρηση της υλοποίησης του προγράμματός σας.
Τεχνική Pomodoro
Αναπτύχθηκε στα τέλη του 20ου αιώνα από τον Francesco Cirillo. Για να την εφαρμόσετε σωστά, αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε κατά τη διάρκεια της ημέρας ένα πρόγραμμα ωρών για την εργασία που έχετε αλλά κι ένα πρόγραμμα ξεκούρασης από αυτήν. Αν ακολουθήσετε σωστά τα τακτικά χρονικά διαλείμματα που θα βάλετε για να ξεκουράζεστε θα μειώσετε την περίοδο που θα χάνετε τη συγκέντρωση σας και θα αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας.
Αυτό που χρειάζεται για να δοκιμάσετε την τεχνική Pomodoro στο σπίτι είναι πρώτα απ’ όλα να βρείτε μία ενασχόληση στην οποία θα κάνετε focus. Στη συνέχεια χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να μετρήσετε 25 λεπτά. Κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου ασχοληθείτε μ’ αυτό που έχετε επιλέξει χωρίς διακοπές και απόσπαση της προσοχής σας. Μόλις σταματήσει το χρονόμετρο, κάντε ένα διάλειμμα για περίπου 3 με 5 λεπτά. Επαναλάβετε το ίδιο για τρεις φορές. Μόλις ολοκληρώσετε και τον τέταρτο κύκλο, δηλαδή την μία ώρα συνολικής εργασίας, μπορείτε να κάνετε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15 με 30 λεπτά, πριν ξεκινήσετε την τεχνική από την αρχή για άλλη μία ώρα.
Top 3 κανόνες
Πάντα θα υπάρχει κάποιο ερέθισμα ικανό να αποσπάσει την προσοχή σας. Αντί όμως να προσπαθείτε συνεχώς να καταναλώνετε την ενέργεια σας για να αποφύγετε αυτά τα ερεθίσματα που εμφανίζονται καθ’ όλη τη διάρκεια της μέρας, κάντε την προσπάθειά σας να «μετρήσει», χρησιμοποιώντας τους top 3 κανόνες για παραγωγικότητα. Ουσιαστικά αυτό που θα κάνετε είναι να θέσετε προτεραιότητα στα 3 πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να υλοποιήσετε μέσα στη μέρα.
Για να το πετύχετε, σημειώστε από το προηγούμενο βράδυ, τις 3 προτεραιότητες για την επομένη από την πιο σημαντική προς την λιγότερο σημαντική. Αυτά θα είναι και τα must do’s για την ημέρα που ακολουθεί. Το πρώτο πράγμα που θα κάνετε μόλις ξυπνήσετε θα είναι να επανεξετάσετε τη λίστα σας και να την τροποποιήσετε αν χρειαστεί. Στη συνέχεια προσπαθήστε να έχετε ολοκληρώσει τις αρμοδιότητες σας πριν από τις 10 το πρωί.
Η αρχή του Pareto
Σύμφωνα με την αρχή του Pareto μόνο το 20% των προσπαθειών μας έχει ως αποτέλεσμα το 80% τη συνολικής επιτυχίας και προόδου μας. Αυτό σημαίνει ότι δε χρειάζεται να καταναλώσουμε μεγάλο ποσοστό ενέργειας για να πετύχουμε αυτό που πραγματικά θέλουμε. Τώρα που γνωρίζετε τα παραπάνω, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρχή του Pareto για να έχετε μεγαλύτερη παραγωγικότητα στη ζωή σας.
Για να θέσετε σε εφαρμογή αυτό το κόλπο, πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε ποια είναι αυτά τα πράγματα που φέρουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο στη ζωή σας. Με την πάροδο του χρόνου, θα πρέπει σιγά σιγά να αρχίσετε να μοιράζετε περισσότερο από τον χρόνο σας σ’ αυτά που φέρουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Αυτό μπορείτε να το εφαρμόσετε σε όλους τους τομείς της ζωής σας, τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική.
Time Boxing
Είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται. Μια τεχνική διαχείρισης χρόνου όπου μπορείτε να «δεσμεύσετε» ορισμένες περιόδους για να ολοκληρώσετε συγκεκριμένες εργασίες. Αυτή η τεχνική λειτουργεί με δύο τρόπους. Ο ένας είναι ότι δημιουργεί μικρές προθεσμίες καθ’ όλη τη διάρκεια της μέρας περιορίζοντας τον χρόνο που αφιερώνετε σε μία εργασία. Αυτό βοηθάει στο να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά. Ο δεύτερος τρόπος είναι ότι σας κρατάει πιο υπεύθυνους για το που ξοδεύετε τον χρόνο σας.
Για να βάλετε σε εφαρμογή την τεχνική δημιουργήστε μία λίστα για τα πράγματα που έχετε να κάνετε αύριο. Στη συνέχεια, ορίστε ένα πρόγραμμα για όλη τη μέρα σας και χωρίστε τα διαστήματα είτε με την ώρα είτε με τα 15 λεπτά, ανάλογα με τις ανάγκες που έχετε, διαθέτοντας ένα συγκεκριμένο χρονικό περιθώριο για το πότε θα ολοκληρώσετε το κάθε τι που έχετε γράψει στη λίστα. Φροντίστε να βάλετε και προσωπικό χρόνο μετά την επιτυχία κάθε εργασίας για να βοηθήσετε τον εαυτό σας να μείνει συγκεντρωμένος και αποδοτικός.
Πείτε «όχι»
Μία μέρα διαρκεί 24 ώρες, κι αυτές είναι. Αυτό σημαίνει ότι είναι ακατόρθωτο να μπορέσετε να κάνετε τα πάντα ασχέτως του πόσο σκληρά ασχολείστε με κάτι. Ο κάθε άνθρωπος έχει περιορισμένο χρονικό διάστημα, ενέργεια και προσοχή μέσα σ’ αυτές τις 24 ώρες, οπότε δεν έχει σημασία πόσο παραγωγικοί είστε ή πόσες απ’ αυτές τις συμβουλές παραγωγικότητας κατέχετε εάν δε μάθετε να μειώνετε τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες που δεν είναι αρκετά σημαντικές ή βοηθητικές.
Ο πιο σημαντικός τρόπος για να πετύχετε τα παραπάνω είναι να θυμάστε ότι η λέξη «όχι» θα χρησιμοποιείται πιο εύκολα με την πρακτική, όσο δύσκολο κι αν μοιάζει στην αρχή. Ρωτήστε τον εαυτό σας αν πραγματικά θέλει να κάνει κάτι, κι αν η απάντηση είναι όχι τότε μην τρομάξετε. Αυτό που θα έχει συμβεί, είναι ότι θα έχετε επιλέξει συνειδητά να διατηρήσετε αρκετό χρόνο μέσα στη μέρα για τους ανθρώπους και τα πράγματα που σας ενδιαφέρουν πραγματικά. Κι αυτό είναι απόλυτα φυσιολογικό.
